Excel提供的“記錄單”功能可以查詢記錄，如果要查詢人事管理工作表中的某條記錄，然後把它打印出來，可以采用下麵介紹的方法。

(1)函數分解

INDEX函數返回數據清單或數組中的元素值，此元素由行序號和列序號的索引值給定。

INDEX函數有兩種語法形式:數組和引用。數組形式通常返回數值或數值數組，引用形式通常返回引用。當函數INDEX的第一個參數為數組常數時，使用數組形式。

語法1(數組形式):INDEX(array,row_num,column_num)

Array為單元格區域或數組常量。如果數組隻包含一行或一列，則相對應的參數row_num或column_num為可選。如果數組有多行和多列，但隻使用row_num或column_num，函數INDEX返回數組中的整行或整列，且返回值也為數組；Row_num為數組中某行的行序號，函數從該行返回數值。如果省略row_num，則必須有column_num；Column_num為數組中某列的列序號，函數從該列返回數值。如果省略column_num，則必須有row_num。

語法2(引用形式):INDEX(reference,row_num,column_num,area_num)

Reference表示對一個或多個單元格區域的引用。如果為引用輸入一個不連續的區域，必須用括號括起來。如果引用中的每個區域隻包含一行或一列，則相應的參數row_num或column_num分別為可選項；Row_num引用中某行的行序號，函數從該行返回一個引用；Column_num引用中某列的列序號，函數從該列返回一個引用；Area_num選擇引用中的一個區域，並返回該區域中row_num和column_num的交叉區域。選中或輸入的第一個區域序號為1，第二個為2，以此類推。如果省略area_num，函數INDEX使用區域1。

MATCH函數返回在指定方式下與指定數值匹配的數組中元素的相應位置。

語法:MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type)

Lookup_value為需要在數據表中查找的數值；Lookup_value為需要在Look_array中查找的數值；Match_type為數字-1、0或1。

(2)實例分析

如果上麵的人事管理工作表放在Sheet1中，為了防止因查詢操作而破壞它(必要時可以添加隻讀保護)，我們可以打開另外一個空白工作表Sheet2，把上一個數據清單中的列標記複製到第一行。假如你要以“身份證號碼”作為查詢關鍵字，就要在C2單元格中輸入公式“=INDEX(Sheet1!C2:C600,MATCH( SC S5,Sheet1! SC S2: SC S600,0),1)”。其中的參數“ SC S5”引用公式所在工作表中的C5單元格(也可以選用其他單元格)，執行查詢時要在其中輸入查詢關鍵字，也就是待查詢記錄中的身份證號碼。參數“Sheet1!C2:C600”設定INDEX函數的查詢範圍，引用的是數據清單C列的所有單元格。MATCH函數中的參數“0”指定它查找“Sheet1! SC S2: SC S600”區域中等於 SC S5的第一個值，並且引用的區域“Sheet1! SC S2: SC S600,0”可以按任意順序排列。

上麵的公式執行數據查詢操作時，首先由MATCH函數在“Sheet1! SC S2: SC S600”區域搜索，找到“ SC S5”單元格中的數據在引用區域中的位置(自上而下第幾個單元格)，從而得知待查詢數據在引用區域中的第幾行。

接下來INDEX函數根據MATCH函數給出的行號，返回“Sheet1!C2:C600”區域中對應行數單元格中的數據。假設其中待查詢的“身份證號碼”是“3234567896”，它位於“Sheet1! SC S2: SC S600”區域的第三行，MATCH函數就會返回“3”。接著INDEX函數返回“Sheet1!C2:C600”區域中行數是“3”的數據，也就是“3234567896”。

然後，我們將光標放到C2單元格的填充柄上，當十字光標出現以後向右拖動，從而把C2中的公式複製到D2、E2等單元格(然後再向左拖動，以便把公式複製到B2、A2單元格)，這樣就可以獲得與該身份證號對應的性別、籍貫等數據。

注意:公式複製到D2、E2等單元格以後，INDEX函數引用的區域就會發生變化，由C2:C600變成D2:D600、E2:E600等等。但是MATCH函數返回的(相對)行號仍然由查詢關鍵字給出，此後INDEX函數就會根據MATCH函數返回的行號從引用區域中找到數據。

在Sheet2工作表中進行查詢時隻要在查詢輸入單元格中輸入關鍵字，回車後即可在工作表的C2單元格內看到查詢出來的身份證號碼。如果輸入的身份證號碼關鍵字不存在或輸入錯誤，則單元格內會顯示“#N/A”字樣。

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關鍵字：excel職工信息查詢